El “AHORA” de los Documentos Electrónicos

A lo largo del tiempo una corriente ha tomado fuerza pero sobretodo ha generado necesidad de avance, estamos hablando de La transformación digital del archivo a través del documento electrónico. Y el primer paso para esta transición es la digitalización de documentos físicos, es decir, pasar del papel, a documentos digitales. Mediante la gestión de documentos electrónicos se descubrió una forma de facilitar procesos y gestiones que anteriormente eran largos y demandantes, para pasar a tener un acceso prácticamente inmediato y continuo de la organización de archivos.

Para empezar debemos entender el desarrollo a grandes rasgos por el que pasan estos documentos “Información creada, recibida y conservada como evidencia y como activo por una organización o individuo, en el desarrollo de sus actividades o en virtud de sus obligaciones legales” (UNE ISO 15489-1:2016)

El uso del papel ocasiona riesgos o desventajas, como deterioro del material, espacio de archivo, conservación del documento, mayor posibilidad de pérdida, etc. Inconvenientes que los documentos electrónicos  no tienen, sin embargo, se debe hacer un énfasis importante en la gestión y software que se decida usar para este proceso de digitalización. Así como el documento físico tiene limitantes, el documento digital aunque en menor medida, también debe pasar por procesos de codificación rigurosos para el tratamiento de los documentos, como; disponer de datos de identificación que permitan su individualización; contar con referencia temporal de la emisión; incorporar metadatos mínimos obligatorios; e incorporar firmas electrónicas.